圓桌會議

圓桌會議

圓桌會議指圍繞圓桌舉行的會議,圓桌並沒有主席位置,亦沒有隨從位置,人人平等。此概念源自英國傳說里的亞瑟王與其圓桌騎士在卡默洛特時代的習俗。 圓桌會議是指一種平等、對話的協商會議形式。是一個與會者圍圓桌而坐的會議。在舉行國際或國內政治談判時,為避免席次爭執、表示參加各方地位平等起見,參加各方圍圓桌而坐,或用方桌但仍擺成圓形。

簡介

在國際會議的實踐中,主席和各國代表的席位不分上下尊卑,可避免其他排座方式出現一些代表席位居前、居中,另一些代表居後、居側的矛盾,更好體現各國平等原則和協商精神。據說,這種會議形式來源於英國亞瑟王的傳說。5世紀,英國國王亞瑟在與他的騎士們共商國事時,大家圍坐在一張圓形的桌子周圍,騎士和君主之間不排位次。圓桌會議由此得名。至今,在英國的溫切斯特堡還保留著一張這樣的圓桌。

直到今天“圓桌會議”已成為平等交流、意見開放的代名詞,也是國家之間以及國家內部,一種重要的協商和討論形式。

歷史起源

圓桌會議(亞瑟王的騎士)聯合國安理會和其它國際會議,以及在舉行國際政治談判時,大多開圓桌會議 。圓桌會議的歷史起源:以前中外會議,尤其是那些正式的會議或宴會,非常講究主賓的席位座次 ,一般都是讓主、尊、長者居中而坐,賓客則根據其身份、地位、輩分,一左一右,依次安排在主位的兩面;但如果碰巧客人都是顯貴尊長,就不好辦了。 公元5世紀時,英國的亞瑟王想出了一個辦法,即他和他的騎士們舉行會議時,不分上下席位,圍著圓桌而坐,這樣就避免了與會者席位上下而引起的糾紛。於是便形成了“圓桌會議”。圓桌會議不分上下尊卑,含有與會者“一律平等”和“協商”的意思。第一次世界大戰後,國際會議便多採用圓桌會議的形式。“圓桌會議”一直沿用至今天。

基本規則

作為一種新型會議範式,圓桌會議蘊涵著許多現實意義的同時,在實施過程中勢必會出現前所未有的新問題。如領導權力問題、角色與職責問題等。這些新問題能否有效及時地解決,直接關涉著圓桌會議的成功與失敗。因此,圓桌會議客觀上要求有一個組織活動的指導原則、行為規範。

重要性

首先,圓桌會議規則是實現圓桌會議規範化的制度保證。圓桌會議還處在發軔期,各項管理和實施還不成熟,需要一定的規則來使其走向規範化之路;其次,圓桌會議規則促使圓桌會議更加科學化。圓桌會議的舉行時間、地點、議事程式、決策方式等會議要素只有在遵守會議規則的情形下,才能科學化運行;再次,圓桌會議規則能提高工作質量和工作效率,更好地適應社會發展的需要。

基本內容

圓桌會議規則和傳統會議規則在有關會議要素的協調和會議程式的安排上大體一致。但前者又存在著特有的規則,我們認為這些規則對圓桌會議的成功起著決定性作用。

角色對等規則。角色對等是指與會成員發言權的平等,表決權的平等和決策權的平等。圓桌會議的扁平化特徵表明與會成員之間廢除了等級制,在會議實施過程中,自始至終保持一種平等身份來參與會議的各項議程。

議事不議人規則。即使是人事會議,也要預先發給大家客觀實際的調查材料,讓大家根據工作需要,提名相對適合的人選,而不是把重點放在議人上,尤其不能放在議論人的缺點上。

非人數優勢規則。圓桌會議不能輕易按照少數服從多數的原則裁決,因為它不會讓人心服,而且結論也常常錯誤。“真理往往在少數人手裡”,這話是對的。重在弄清楚每個方案的利弊,儘可能做到以理服人。

非決定規則。不是每一個圓桌會議都要做出決定,即便是這個圓桌會議開的很成功也可不做結論。圓桌會議容納激勵的論爭,可以下次會議繼續討論而不做出決定。做出決策看起來好像可以平息會議中的紛爭,甚至還可以舒緩對任務的不確定性所產生的緊張,卻可能產生了自以為任務有進展的假象。

作用目的

圓桌會議 圓桌會議

“圓桌會議”已成為平等交流、意見開放的代名詞,也是國家之間以及國家內部,一種重要的協商和討論形式。把“圓桌會議”作為團隊學習進行深度匯談的一種組織形式。

“圓桌會議”是一種平等、對話的協商會議形式,與會者不分等級圍圓桌而坐,每個人都以平等的身份參加會議。代表與會者一律平等,因而成為國際和外交會議的一種形式,主席和各國代表的席位不分上下尊卑,更好體現各國平等原則和協商精神。

適用範圍

我們把“圓桌會議”作為團隊學習進行深度匯談的一種組織形式,指所有的與會者,不論身份、不分級別地圍桌坐下,大家就一個主題進行討論,所有的與會者對這個問題發表自己的意見和假設,但是不能對其他人的觀點進行評論,彼此之間沒有階層,沒有權威,不受束縛,從而達到相互學習交流的目的。

運作方式

圓桌會議的運作實質上就是通過發揮圓桌會議的功能,充分調動人的積極性,提高機構的效能,實現學習型領導班子共同目標的過程。我們認為,圓桌會議的運作方式重點在於做好信息處理、有效反饋和全息溝通。

1.信息處理

信息處理是現代認知學的重要內容,在各種情況下預見可能發生的事情的能力、制定計畫的想像力等很大程度上反映了信息處理的質量,它決定了採取的是明智還是愚蠢的行動。圓桌會議的信息處理主要有分析和聯合兩種方法。分析法是對與會成員提供的信息進行逐個解析,區別它們之間的異同,擇取最富有建設性的信息;聯合法基於集體交流的智慧型最大化而採取的一種信息處理方法,它是將許多個別信息聚集在一起,讓其相互對比、碰撞,實現最佳化的信息處理方法。做好信息處理需要做到:尋找充滿創造性的觀點;預測有前景的短期結果和長期結果;根據重要因素,對各種選擇的觀點和預測的結果進行評估;權衡各方面因素,系統地判斷應該進行的行動。總之,與會成員必須蒐集和提供信息,避免視角的狹隘,在複雜的形勢下應對各種因素,選擇切實可行的行動路線。

2.有效反饋

行為心理和認知習慣的研究表明,行為的改進取決於反饋。為了讓與會成員個體行動和會議進行得更有成效,圓桌會議需要有效反饋。在與會成員共同思考問題時,肯定有時會意見不一,並相互表達自己的觀點,從別人那裡得到反饋往往是避免失去判斷力和客觀性的有效途徑。圓桌會議的有效反饋有三種方式,即反思式反饋、褒貶式反饋和解構式反饋。反思式反饋是在與會人員之間展開討論。褒貶式反饋需要事先對與會成員表明一定的期望,期望的內容緊密聯繫會議的議題。通常誇獎帶有積極的象徵性行為,有助於有效的信息處理;批評意味著確保能夠有的放矢地針對某項錯誤決策進行有效矯正。解構式反饋提供了更具互動性的解決問題的方式,並打開了在其他情況下往往關閉的渠道,有著非常高的正確程度和更開放的交流方式。

3.全息溝通

圓桌會議 圓桌會議

所謂溝通,是人與人之間的思想和信息的交換,是將思想和信息由一個人傳達給另一個人,逐漸廣泛傳播的過程。著名組織管理學家巴納德認為“溝通是把一個組織中的成員聯繫在一起,以實現共同目標的手段”。在一定意義上,沒有溝通,就沒有會議。對於學習型領導班子而言,舉行圓桌會議需要全息溝通。全息溝通對於圓桌會議的作用是多方面的,其中較突出的有兩點:一是有助於作出決策。圓桌會議上進行決策會涉及乾什麼、怎么乾、何時乾等問題。遇到這些需要解決的問題,與會成員要通過溝通獲取大量的信息情報,然後進行決策;二是促使領導班子協調有效地舉行會議。與會成員的職務是相互依存的,依存性越大,對協調的需要越高,而協調只有通過溝通才能實現。沒有全方位的溝通,與會成員之間存在著隔膜,對整個會議效果造成負面影響。

全息溝通要講究一定的藝術:首先,必須目的明確、思路清晰、注意表達方式。尤其要實心實意聽取不同意見,建立溝通雙方的信任和感情。其次,要選擇有利的時機,採取適宜的方式。在不同情況下要採取不同的溝通方式,要抓住最有利的溝通時機。再次,溝通要與會成員之間的信任度。另外,溝通要講究“聽”和“說”的藝術。溝通過程中,相互主動聽取意見;要善解人意,體味對方的情感變化和言外之意,做到心領神會。不僅要會聽,還得會說,會表達自己的意見。在表達自己的意見時,要誠懇謙虛。

把握問題

圓桌會議 圓桌會議

組織好圓桌會議把握三點:  一是要把握圓桌會議的實質。是不是圓桌會議,不取決於會議桌的形狀,而是取決於會議組織形式的內涵。要本著發揚民主平等、知識共享、充分交流、科學決策的精神開好圓桌會議;

二是必須結合學習型領導班子的具體情況和實際需要來決定會議的具體程式和形式。不同層次、不同部門的領導班子,相應的圓桌會議所需規範的範圍與程度就要有所區別,規範的點與面也各有側重。如黨委班子的圓桌會議要與民主集中制相結合,行政工作的圓桌會議要與首席問責制相結合。會議的內容和側重點不同,圓桌會議的組織程式和形式也不能一概而論;

三是由於資訊時代科學技術的發展,電子通信和網際網路的廣泛套用,必定為圓桌會議賦予新的形式和內容。學習型領導班子應適應新知識、新技術發展的要求,為圓桌會議創造新的形式和內容,使圓桌會議不斷得到創新和發展。

經典案例

關於亞瑟王和圓桌騎士的傳說雖然有著各種各樣的版本,但圓桌會議的精神則延續下來。第一次世界大戰之後,這種形式被國際會議廣泛採用。到今天“圓桌會議”已成為平等交流、意見開放的代名詞,是國家之間以及國家內部一種重要的協商和討論形式。

實例

波蘭圓桌會議

1989年2月6日,波蘭“圓桌會議”開幕了。波蘭黨政當局和政治反對派代表,以及各界名流57人一同坐在圓桌旁,共商國家大事。這是波蘭為尋求民族諒解開闢的新途徑。舉行圓桌會議的動議是波蘭當局1988年8月中旬提出的,當時正值波蘭1982年以來最大的一次工潮。波蘭內務部長基什查克將軍受命提出,如果華勒沙(波蘭團結工會主席)幫助說服工人停止罷工,就意味著圓桌會議的開始。華勒沙回響這一呼籲,於8月31日同基什查克舉行了第一次會晤。而後,他奔赴各罷工地點,制止了罷工浪潮。1988年底,二人又進行了兩次會晤,就召開圓桌會議等問題進行磋商。由於雙方在會議議題、開會時間和代表人選問題上存在重大分歧,致使會期一再拖延。

1989年1月,波蘭統一工人黨召開了十屆十中全會續會,會上進一步討論了改革黨、實行政治多元化和工會多元化問題,並分別就兩個問題作出決議。會議指出,波蘭願意同每一個建設性的政治力量進行對話,共同尋求諒解的形式;主張在民族諒解的條件下取消對成立新工會的限制,但前提條件是新成立的工會要遵守憲法和法律秩序,利用本國的財政資助制止破壞社會安寧和國家穩定的行為。團結工會全國執委會對波黨中央的決議表示歡迎,認為這是“向社會對話邁出的重大步伐”,團結工會將以國家利益為重,遵守國家現行法律,並表示為了國家前途要儘快開始談判。1月27日,團結工會主席華勒沙同內務部長基什查克舉行了第四次會晤,雙方同意2月6日開始正式舉行圓桌會議。

圓桌會議歷盡周折得以召開,主要是客觀形勢的需要和雙方都變得更加明智的結果。以華勒沙為代表的團結工會溫和派經過1981年的挫折也接受了教訓,認識到一味罷工不是克服危機、改善生活的最佳途徑,於是接受了當局提出舉行圓桌會議的倡議。參加第一次圓桌會議的團結工會代表中包括當局曾經極力反對的“極端分子”庫龍和米赫尼克。會上各方代表闡述了自己的態度和立場,隨後成立了三個專題小組,分別就經濟和社會政策、工會多元化、政治改革等問題進行討論。根據代表的建議,在小組之下還設立了外債問題、環保問題、物價和收入問題分組。經過兩個月的努力,波蘭“圓桌會議”於4月5日閉幕,雙方簽署了一項《公報》和3個關於政治、經濟、社會改革和工會多元化問題的協定。波蘭內務部長在會議結束時指出:“圓桌會議”將成為通向民主和自由的波蘭之路的開端。

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