電話會議

電話會議

所謂的電話會議,通俗地說就是利用電話機作為工具,利用電話線作為載體來開會的新型會議模式。 與傳統會議相比較,具有會議安排迅速,沒有時間、地域限制,費用低廉等特點。與傳統點對點電話業務相比較,從功能上講,打破通話只能局限於2方的界限,可以滿足3方以上(根據不同提供商的產品,最高可實現300方同時通話)具有電話無法實現的溝通更加順暢,信息更加真實,範圍更加廣泛等特點。受到資費的限制多數套用於企業日常工作中。 為了實現溝通效率,避免信息失真,電話會議市場近年來迅速興起,在各種類型的企業中被廣泛使用。

基本信息

電話會議介紹

為了實現溝通效率,避免信息失真,電話會議市場近些年來迅速興起,在各種類型的企業中被廣泛使用。

電話會議圖譜圖 電話會議圖譜圖

優勢

1、電話會議 打破了傳統的集中式會議在空間上和時間上的局限性。

無論您或您的下屬是在辦公室、出差在外或在家中休息甚至是在國外,只要身邊有電話或者手機,即可召開或參加會議,無需再疲於奔波於總部與工作崗位之間,讓管理者真正實現了運籌帷幄之中,決勝千里之外。

2、該系統在召開會議的時效性方面具有傳統會議無法比擬的優勢。

特別是對於一些突發事情需要召開緊急會議時,運用本系統就能及時地把有關人員召集起來,迅速作出正確的決策。

3、該系統具有錄音功能,保證了會議的準確性和完整性。

系統特點

1、系統採用高質量的語音電話會議資源卡,不論多少人同時參加會議,語音均自然清晰;

2、內置回波抑制功能,在多人同時說話時消除回音,使與會人員接聽自然清晰;

3、採用獨特的信號音消除功能,即使在模擬電話線上任意一方會議掛機,系統自動識別拆線而不影響會議其他方的進行;

4、採用獨特的雙音多頻信號消除功能,使參加會議任意一方的按鍵操作,不會被其它參加會議者聽到;

5、強大的會議能力,可同時進行多個會議,每個會議同時能有多個全功能坐席參加;

6、超大的會議規模,會議之間可以進行級連,組成更大規模的會議;

7、系統可以單獨使用,直接連線外線(包括模擬線或數字線);

8、系統支持多種通信線路信令:模擬線、一號信令,ISDN PRI,七號信令等;

9、系統可以與交換機系統配合使用,直接融入辦公自動化系統;

10、具有IVR 語音引導功能,可引導呼入用戶選擇進入會議;

11、內置會議錄音功能,可以對會議進行實時錄音;

12、支持密談功能,適合呼叫中心等多種形式的套用系統;

13、任一普通電話終端(固定電話或手機)均可參加會議,方便會議隨時隨地召開。

使用流程

召開電話會議:該系統一般可以提供以下幾種召開會議的方式,您可根據實際需要進行設定:

(1)與會者自行撥入方式:每個會議參加者無論身在何處,只要撥打一個特定的電話碼,然後輸入會議密碼,即可加入會議。

(2)召集者撥出方式:由會議召集人逐個撥通與會者號碼,再經會議召集人證實與會者身份後加入會議。

(3)混合方式:即用戶可選擇一部分與會者自行撥入,一部分與會者則由會議召集者逐個撥出召集。

(4)群呼方式:由系統自動呼叫主持人和所有成員參加會議。

服務類別

功能

a) 支持呼入平台和平台外呼功能

b) 全國統一的接入號碼保證會議資費不包含其它隱性收費(長途通話費、漫遊費等)

c) 支持移動和固話接入

d) 支持國際撥入

e) 可靠的安全保證

f) 清晰的通話質量

管理控制

a) 便捷的會議室預定功能

b) 靈活的會議調整功能

c) 簡潔的會場控制功能

d) 清晰準確的資費信息

e) 支持web控制方式

f) 支持wap和java 手機客戶端

服務支持

a) 非專家使用過程一定會存在問題,擁有專業的服務支持能省去使用中的很大麻煩

b) 免費的諮詢熱線,諮詢過程的費用可以免去,同時體現出供應商的自信

性能指標

a). 噪音,自動禁音功能

b). 參會方數(10方以上)增加後的回音效果,

c). 不同運營商(電信、網通、移動、聯通、甚至鐵通)提供服務時的會場效果等等

與會者分類

答:與會者:所有使用電話終端參加會議電話的人統稱與會者,與會者又可以分為三類:主持人、發言人和聽眾。

主持人:申請和發起會議電話的用戶,被稱為主持人。主持人可以在會議有效期內作為主控用戶召開會議電話,主持人藉助系統自動呼出預先登記的其他參與者來參加會議。主持人可以使用遠程終端通過web方式對會議進行管理,可以釋放指定的參與者。可以定製參與人和旁聽者名單並可以隨時改變。正常情況下,由主持人通過電話流程確認會議結束。

發言人:會議中具有發言權但不具備管理權的與會者稱為發言人。在主持人控制下,發言人可以切換成聽眾。

業務類型

答:本系統互動式會議電話提供了2種業務 類型:預約會議,主叫自撥會議。

預約會議(含單次會議和周期會議):用戶預先約定會議時間、時長、方數、類型等內容,會議系統保證會議資源,按時提供用戶使用。會議主持人和與會者直接呼叫預先分配的會議號碼通過鑒權後,即可參加會議。

主叫自撥會議:會議主持人在指定主叫號碼上撥打業務接入號碼後,按流程撥打多個電話號碼即可召集臨時小型多方會議。

會議方式

電話方式

把會議號和會議發言者、碼通知不同身份的參會人,通過撥打電話會議公司的服務號根據語音提示輸入會議號密碼即可參會。會議旁聽者的密

電腦方式

主持人登入web會議系統後台,將主持人自己的電話號碼、參會人的電話號碼都加入系統,系統就可以自動外呼,將這些電話號碼都接入到會議室來開會。

智慧型手機方式

下載蘋果或安卓市場電話會議套用,(以及時語電話會議為例)手機號碼登入套用後,選擇即時會議或預約會議等會議類型,通過選擇通訊錄內人員選擇參會者,即可外呼形式召開相應會議。同時,呼叫本人設定功能可使作為手機持有者只是單純作為會議管理者,而不加入會議。

呼叫模式

答:呼入式會議電話:也稱為匯聚式會議電話,即當主持人成功申請預約之後,主持人通知所有成員相關會議信息,各與會人員在預定時間內主動撥打會議接入碼,在系統語音的提示下,用戶輸入會議號,通過會議密碼等驗證信息進行鑒權,通過後接入相應的會場。與會者掛機即退出會議,重新入會只要再次撥入即可。

呼出式會議電話:也稱為發散式會議電話,即預先設定會議時間和一組與會者電話號碼,系統在指定時間自動呼出所有的與會者,與會者在電話振鈴後取機,聽到歡迎詞後即可入會。會議主持者是會議的發起人,同時也是會議電話的第一個成員。第一次呼叫未接通被叫可以設定間隔時間自動呼(如共呼3次)。在會議進行過程中,主持人可以採用人工撥號呼叫臨時增加的與會者。

混合式會議電話:一場會議中同時存在撥入式和呼出式兩種召集方式的會議電話。

計費方式

使用模擬的電話網話網路,召開電話會議的費用是這樣算的:

A、條件一:使用會議電話和會議橋,比如召開10方的電話會議,那么就需要,從電話運營商安裝9條電話線(或9個外線的號碼),那么發起的通話之後,就按照正常的運營商收費,並且每條都要進行收費(其中包括長途或者漫遊如果有的話)。

B、條件二:租用模擬信號運營商平台,其組成包括會議服務費、通話費兩部分。服務費由提供會議服務的供應商收取、通話費由各大通訊運營商收取。

,召集者支付供應商服務費即可。如果是運營商的會議服務,費用直接計入通話費。

以呼入式開會,即參會者撥打固定接入號參會,召集者支付供應商服務費的同時,各參會者需自己承擔打電話產生的通話費(直接計入固話或手機話費,由運營商收取)。如何選擇電話會議供應商

省費方法

使用模擬信號與網路通訊相結合的通訊方式能大大的降低通訊費用,如今大多廠家都推出可擴展會議電話,支持通過轉換模組,使傳統的模擬線路與數字線路相結合,從而節省話費。

支持網路通訊的會議電話機 支持網路通訊的會議電話機

同類型的話機還有很多,他們有共同的特性,就是可以擴展,然後來節省使用產生的費用。

服務選擇

一般我們從三方面入手。

1、從通話質量 入手。

--選擇(PSTN)網路技術的供應商,通話質量比較穩定,會議較果比較好,但價格比較高。(目前主流的會議系統有全時、優聽、263、企信電話會議、MeetingTel、靈客電話會議、隨行通電話會議等)

2、從電話會議系統的操作方便性入手。

--好的電話會議,主持人好操作,會議效率就高。(當前比較好的有:優聽、263、全時、第一企信、遠特、會暢通訊商會通、因科美、靈客電話會議、隨行通電話會議等)。

3、從功能上入手。

--你須要跟據自己的需求而定,會議要不要、錄音、通話帳單細、託管等,當然你參會人數少,如果只是想三到四個人參會,那就不用電話會系統了,只要一個多方通話的功能就可以了。(供應商有:優聽、會直通、移動、聯通、佳和通信、MeetingTel、263、因科美、全時、遠特電話會議、靈客電話會議、隨行通電話會議等)

如果你的參會人數較多,就一定要用會電話會議系統了。(據說優聽、263、全時、隨行通的電話會議系統最多都可以達到3000方數)

4、服務態度。

客戶在使用電話會議時遇到任何問題,是否能夠立即得到幫助? 對會議操作不熟悉進行現場協助 ; 即時線上解決會議質量問題(控制回音、噪音、雜音等); 協助對掉線人員進行外呼,確保會議流暢進行;按需提供各種支持服務(反饋參會人情況,參與人靜音等);

在市面上大多流行的遠程會議包月產品都基於純Internet的,即聲音的傳輸也都是通過VoIP的技術,這對於服務提供商來說幾乎沒有任何變動成本,所以包月的費用可能完全囊括了用戶主要的使用功能。

但作為電話會議服務商來說,為了充分保障客戶的語音溝通質量(基於VoIP的語音傳輸,由於網際網路的不確定性,經常出現斷續和延時),採用電話線路(PSTN網路)傳輸聲音,這同我們一對一打電話一樣,除了服務費用外,其實無論我們通過什麼方式,都不可避免的向當地運營商繳納一定的市話或長話費用。換言之,電話會議服務的費用組成有兩個部分,一是服務費,二是電話通信費。

基本禮儀

1、主持人在會議開始前應做好會議主要內容的溝通和安排發言組織的準備,會議進行中應維持現場秩序,會議結束時應禮貌向與會者表達感謝。

2、發言人應在會議發言前對自己的發言做好相關準備,發言時主動自我介紹,發言結束後主動表示發言結束並禮貌感謝與會人員。

3、參與者應主動了解議題,積極參與討論同時在會議過程中避免多餘噪音。

問題

1、會議應準時開始和結束。

2、會議開始前5分鐘主持人應撥入電話,參與者應提前2-3分鐘撥入電話。與會人員均應自我介紹。

3、會議過程中討論問題時應客觀公正,集思廣益。

4、會議應申請會議室,在進行中應避免多餘噪音以及閒雜人等進出。

5、會議進行中主持人應適時暫停,給參與者時間思考問題、發表意見。

6、會議結束後主持人應收集與會者對會議的反饋,整理會議記錄,傳送相關人員並跟蹤會議決議事項的最終處理情況。

適用範圍

視頻會議系統的套用範圍 非常廣泛,可套用在網路視頻會議、協同辦公、線上培訓、遠程醫療、遠程教育等各個方面,能廣泛套用於政府、軍隊、企業、IT、電信、電力、教育、醫療、證券、金融、製造等各個領域。

發展前景

用戶無須占用會議室、無須準備任何專業設備、無須提前向運營商申請即可隨時召集電話會議。會議發起者在全時會議網站上登錄並在通訊錄中選定參會人後輕點滑鼠即可實現所有參會人之間的電話會議溝通。 作為電話會議市場的老牌供應商,全時電話會議除了“簡單易用”這一突出亮點外,全時電話通話質量業已達到了行業最高水平。據相關業務負責人介紹,全時電話會議的可用度高達99.99%。和市場上常見的VOIP電話會議產品不同,全時電話會議實現了PSTN線路和VOIP線路的融合,用戶可根據實際通話質量自由選擇電話會議的接入線路。 全時電話會議的出現,一定程度上解決了電話會議 開通難,使用難的問題,加之其低廉的資費體系為國內的電話會議市場注入了一記強心劑。 隨著市場潛能的逐步釋放,不僅僅語音電話會議業務呈現出高速發展態勢,整個遠程會議產業都已呈現出高速增長的跡象。隨著全球化進程的推進,跨國業務的增長,未來電話會議的競爭必將不斷加劇,不過競爭的贏家一定是那些提供套用成熟、成本低廉、使用便捷的產品。

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